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Veröffentlicht: 11.03.2010



Amberger Klinikum St. Marien nutzt Softwaresystem zur Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement


Das Klinikum St. Marien im bayerischen Amberg stellt mit knapp 600 Betten die medizinische Versorgung von Stadt und Region sicher. Etwa 1.450 Mitarbeiter sind in der Klinik beschäftigt, die akademisches Lehrkrankenhaus der Universitäten Erlangen-Nürnberg und Regensburg ist. In den Fach- und Belegabteilungen werden jährlich rund 25.000 Patienten stationär betreut. Bereits 1997 wurde ein umfassendes Qualitätsmanagement eingeführt und seitdem kontinuierlich ausgebaut. Seit 2003 nimmt das Klinikum erfolgreich am KTQ-Zertifizierungsverfahren („Kooperation für Transparenz und Qualität im Krankenhaus“) teil.

Die Verwaltung der Dokumente im Netzwerk erfolgte allerdings bis vor wenigen Jahren auf konventionelle Art und Weise auf einem Fileserver im Intranet und ohne Zuordnung zu einem QM-System. Dies führte vor allem durch die ständig steigende Anzahl an Dokumenten vermehrt zu Schwierigkeiten. Bei schon damals immerhin über 2.400 Dokumenten, Standards und Leitlinien fiel die übersichtliche Organisation schwer. Systematische Aktualisierungen waren nicht möglich, frühere Versionen konnten nicht archiviert werden und der Status der Dokumente war nicht abrufbar. Auch die Zuständigkeiten für Überarbeitungen konnten nicht abgebildet werden. Zudem fehlte eine leistungsfähige Suchfunktion, was die Nutzung zusätzlich erschwerte.

Als im Herbst 2006 eine Rezertifizierung des Qualitätsmanagements nach dem KTQ-Verfahren anstand, zeigte sich die ganze Problematik der bisherigen Vorgehensweise besonders deutlich: Das Auffinden bestimmter Dokumente war eine langwierige Prozedur und insgesamt mussten ganze 72 Aktenordner zusammengetragen werden. Der Aufwand für die Verantwortlichen betrug mehr als zwei Wochen und auch die Rückabwicklung nach der Rezertifizierung gestaltete sich äußerst zeit- und nervraubend.

Zwar wurde die erneute Begutachtung erfolgreich abgeschlossen und das Ergebnis konnte trotz eines strengeren Bewertungsmaßstabs im Vergleich zur Erst-Zertifizierung sogar noch verbessert werden. Dennoch war diese Erfahrung für die Leitung des Amberger Klinikums letztlich ausschlaggebend dafür, die Einführung eines zentralen Softwaresystems zur Dokumentenverwaltung im Qualitätsmanagement anzugehen. Dabei standen drei Hauptziele im Vordergrund. Der hohe Aufwand für die Organisation sollte spätestens bis zur nächsten anstehenden Rezertifizierung (geplant für Oktober 2009) drastisch gesenkt werden. Alle relevanten Dokumente sollten dazu in eine systematische, EDV-gestützte Lenkung mit anwenderbezogener Lesebestätigung überführt werden. Wichtig war den Verantwortlichen außerdem, dass sich das medizinische Personal bei der Dokumentennutzung nicht unnötig umstellen oder an neue Vorgehensweisen gewöhnen muss, sondern alle Prozesse möglichst intuitiv und unsichtbar im Hintergrund ablaufen.

„Es ging uns im Kern darum, den gesamten Prozess der KTQ-Zertifizierung künftig in einem geschlossenen System abbilden zu können“, erklärt Dr. med. Harald Hollnberger, ärztlicher Qualitätsmanager und Leiter der Abteilung Organisationsentwicklung am Klinikum St. Marien. „QM-Spezifika sollten für die Mitarbeiter bei der Nutzung möglichst nur im Hintergrund eine Rolle spielen, um die Umstellung für sie so einfach wie möglich zu gestalten. Der Blick auf das Wesentliche, also die medizinischen Kernprozesse, sollte voll erhalten bleiben.“

Zur Identifikation der am besten geeigneten Lösung für diese Herausforderung verschafften sich die QM-Verantwortlichen des Klinikums zunächst einen umfassenden Marktüberblick über passende Softwareprodukte. Auf dieser Basis wurde dann eine Shortlist mit verschiedenen Anbietern erstellt, die zu detaillierten Präsentationen eingeladen wurden.

Die Wahl fiel Mitte 2007 schließlich auf das Dokumentationssystem roXtra, das die gestellten Anforderungen an die Funktionalität am besten erfüllen konnte. roXtra ist als webbasierte Komplettlösung speziell auf eine normgerechte QM-Dokumentation mit Freigabe-Workflows ausgelegt und unterstützt verschiedenste Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzrichtlinien inklusive des KTQ-Verfahrens. Die Software der Rossmanith GmbH aus Baden-Württemberg wird bereits in verschiedenen Krankenhäusern in ganz Deutschland erfolgreich im Rahmen der entsprechenden Zertifizierung eingesetzt. Sie bildet dabei den gesamten Lebenszyklus der Dokumente – von der Erstellung bis hin zur Archivierung – weitgehend automatisiert ab.

Die Implementierung und Inbetriebnahme des Systems im Amberger Klinikum verlief glatt und weitgehend reibungslos, war durch die hohe Anzahl an zu integrierenden Dokumenten aber natürlich dennoch ein Kraftakt. Zudem setzten die QM-Verantwortlichen des Krankenhauses gemeinsam mit dem Softwareanbieter einige individuelle Anpassungen der Lösung um, unter anderem eine Schnittstelle zur Anbindung an ein Tool zur Selbstbewertung nach KTQ.

„Jedes einzelne Dokument lief damals zur KTQ-Zuordnung über meinen Schreibtisch“, erinnert sich Hollnberger an die Einführungsphase. „Dieser einmalige Vorgang war aufwändig, aber notwendig, um eine vollständige Einbindung aller Bereiche und Dokumente in das neue System zu erreichen. Uns war wichtig, dass keine Lücken oder Sonderlösungen entstehen, sondern sämtliche Dokumente in roXtra eingestellt und verfügbar sind.“

Mittlerweile werden über das neue Dokumentationssystem in Amberg mehr als 5.600 Dokumente verwaltet und etwa 1.300 Mitarbeiter haben mehr oder weniger bewusst täglich mit roXtra zu tun. Durch die einfache Bedienung fand das neue System sehr schnell hohe Akzeptanz bei den Benutzern. Diese profitieren vor allem davon, weiter im gewohnten Umfeld (Office, Word usw.) arbeiten und sich voll auf ihre medizinischen Aufgaben konzentrieren zu können. Das System kümmert sich gleichzeitig selbstständig im Hintergrund um alle notwendigen Vorgänge wie etwa die Markierung von Änderungen, die Archivierung bisheriger Dateiversionen oder den automatischen Versand von Lesebestätigungen bei Dokumenten, die innerhalb gewisser Fristen zur Kenntnis genommen werden müssen. So werden beispielsweise Behandlungsleitlinien immer dem aktuellen Stand der Wissenschaft angepasst. Durch eine komfortable Suchfunktion mit Volltext- und Feldsuche lassen sich benötigte Dokumente wesentlich schneller und einfacher finden als früher.

Auch im Qualitätsmanagement selbst ist man sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten. Das Ziel, alle Dokumente bis zur nächsten KTQ-Rezertifizierung einzubinden, wurde erreicht, so dass die QM-Verantwortlichen in Amberg dieser nun gelassen entgegenblicken können. Für eine derzeit bevorstehende Rezertifizierung fällt für sie kein Aufwand mehr an, um Dokumente zu suchen und Ordner bereitzustellen. Stattdessen erhalten die Visitoren einen elektronischen Zugang zur Dokumentenverwaltung und können alle Dokumente zur Zertifizierung in Ruhe überprüfen. Die Ordnerflut ist damit eingedämmt und der Prozess für alle Beteiligten wesentlich übersichtlicher.

Die nächste Aufgabe wartet dennoch bereits. Mit der neuen Version „KTQ 2009“ für künftige Zertifizierungen, die 2009 veröffentlicht wurde, treten zahlreiche Veränderungen auf Kriterienebene in Kraft. Dies erfordert auch im Amberger Klinikum eine Migration der bisherigen Daten auf den neuen Katalog. Eine Aufgabe, der sich die Verantwortlichen getreu dem Motto „nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung“ widmen werden.


Firmenhintergrund

Die Rossmanith GmbH zählt zu den führenden Komplettanbietern für das Qualitätsmanagement in Deutschland. Kernprodukt ist die Software roXtra für die QM-Dokumentenlenkung, die bereits von zahlreichen Kliniken und Krankenhäusern eingesetzt wird. Dazu zählen etwa die Universitätskliniken Freiburg und Göttingen, das Klinikum rechts der Isar in München sowie auch diverse kleinere Häuser. roXtra unterstützt alle gängigen Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutznormen. Da auch die Zertifizierung nach KTQ möglich ist, bietet sich roXtra besonders für den Einsatz im Gesundheitswesen an.

Kontakt und weitere Informationen

Rossmanith GmbH
Kuhnbergstr. 16
D – 73037 Göppingen
Tel.: +49-(0)7161-60692-0
Fax: +49-(0)7161-60692-79
E-Mail: service@rossmanith.com
Web: www.rossmanith.com



Dr. med. Harald Hollnberger, ärztlicher Qualitätsmanager und Leiter der Abteilung Organisationsentwicklung am Klinikum St. Marien: „Die Ordnerflut ist eingedämmt und der Prozess für alle Beteiligten wesentlich übersichtlicher.“


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