Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signaturen und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens – Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. CCESigG (Hrsg.)
Rechtssichere Dokumentation, schnelle Informationsweitergabe bei Behandlungsprozessen, revisionssichere Archivierung, praxistaugliche Dokumentationsverfahren, signierte klinische Dokumente – solche Themen sind nur schwer mit dem komplexen Alltag der Patientenversorgung zu vereinen. Dennoch müssen sich Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens hiermit auseinandersetzen. Welche Dokumente der Patientenversorgung müssen mit einer Unterschrift versehen werden? Wann sind keine Unterschriften erforderlich und welche Kompromisse können zugunsten praktikabler elektronischer Verfahren eingegangen werden, ohne gegen Gesetze zu verstoßen, oder unvertretbare Risiken in der Beweismittellage einzugehen? – Fragen, mit denen sich das Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. (CCESigG) in seinen „Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signaturen und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens“ auseinandersetzt.
Gegründet wurde das CCESigG am 2. März 2009 in Braunschweig als nicht profitorientierter Zusammenschluss von Kliniken, Hochschulen und Firmen mit Förderung und Beteiligung des Niedersächsischen Ministeriums für Arbeit, Wirtschaft und Verkehr und der Stadt Braunschweig. Ziel des CCESigG ist es, Hindernisse für den Einsatz der Elektronischen Signatur im Gesundheitswesen zu identifizieren und an deren Beseitigung mitzuwirken.
Zentrales Thema dieser Empfehlungen ist eine Systematik der Dokumente für den Einsatz der Elektronischen Signatur. Diese Systematik wurde mit namhaften Experten entwickelt. Als Quintessenz lassen sich folgende Regeln formulieren:
Braunschweiger Regeln zur Archivierung mit elektronischen Signaturen im Gesundheitswesen
1. Generelle Verwendung archivgeeigneter Dateiformate (z. B. PDF/A) sowie qualifizierter elektronischer Signaturen und Zeitstempel mit Anbieterakkreditierung durch die Bundesnetzagentur (nachfolgend als akkreditierte Signatur bzw. akkreditierter Zeitstempel bezeichnet).
2. Akkreditierte Signatur originär elektronischer Dokumente, für die gesetzliche Regelungen die Schriftform fordern (grundsätzlich kann die Schriftform – unterschriebenes Papierdokument – gemäß § 126a Abs. 1 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden).
3. Akkreditierte Signatur für Dokumente zur externen Verwendung und für interne Dokumente, die einen besonders hohen Stellenwert (z.B. Beweisinteresse) haben.
4. Akkreditierter („Eingangs-“)Zeitstempel für Dokumente externer Einsender. (Kann auch durch Regel Nr. 6 umgesetzt werden).
5. Geeignetes Authentifizierungsverfahren für alle sonstigen Dokumente.
6. Zeitnahe Archivierung der Dokumente, Protokoll- und Verifikationsdaten in einem revisionssicheren Archiv mit akkreditiertem („Archiv-“)Zeitstempel, in jedem Fall innerhalb von maximal 24 Stunden nach Erstellung oder Erhalt.
7. Absicherung des Betriebes des elektronischen Archivs nach dem Stand der Technik durch Umsetzung allgemein anerkannter Regelungen und Normen (z.B. ISO 27001, BSI) – im Idealfall Nachweis durch ein Zertifikat.
8. Hash- und Signaturerneuerungen gemäß den Vorgaben der Bundesnetzagentur; Datei- und Medienkonvertierungen gemäß den Empfehlungen der BMWi-Studie TransiDoc.
9. Generelle Vermeidung von Medienbrüchen. Falls dennoch ersetzendes Scannen erforderlich ist:
a. Aufbewahrung der Originaldokumente, für die gesetzliche Regelungen die Schriftform fordern und keine Erlaubnisvorschrift zum ersetzenden Scannen besteht.
b. Verwendung eines abgesicherten Scannverfahrens nach dem Stand der Technik mit akkreditierter Signatur und / oder akkreditiertem Zeitstempel durch qualifiziertes eigenes Personal oder einen geeigneten externen Dienstleister.
c. Sicherstellung des uneingeschränkten Fortbestands des Versicherungsschutzes.
10. Dokumentation und Handlungsanweisungen hinsichtlich der Verfahren, des Einsatzes der Signatur und weitergehender Regelungen (Verantwortlichkeiten, Datenschutz, Aktenstruktur etc.) in einer Archivordnung.
ca. 70 Seiten, € [D/A] 26,00 / SFr [CH] 52,00, ISBN 978-3-8322-9102-0
Bestellung: Shaker Verlag, Postfach 10 18 18, D 52018 Aachen, Tel.: Tel.: 02407 / 95 96-0, Fax: 02407 / 95 96-9.
