Sensible Daten unkompliziert verschlüsselt versenden, gesamte elektronische Kommunikation archivieren
Krankenhäuser schaffen Sicherheit, sparen Geld mit Lösungen von ByteAction
Thomas Volkert, Geschäftsführer ByteAction GmbH, im Interview
Verwirrende Gesetzeslage, komplexe Umsetzungssituationen: Der Versand und die Archivierung von E-Mails sind in Krankenhäusern oft unzureichend gelöst. Anwenderfreundliche, systemunabhängige, zukunftssichere Lösungen schaffen hier Abhilfe. Michael Reiter im Gespräch mit Thomas Volkert, Geschäftsführer ByteAction GmbH.
Wer bzw. was ist die ByteAction GmbH und seit wann sind Sie auf dem Markt?
Volkert: Die ByteAction GmbH besteht seit 1992. Über die Jahre haben wir uns zu einem Full-Service-IT-Dienstleister im Bereich E-Mail-Management für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Dabei fungieren wir zum einen als Software-Hersteller, zum anderen als Systemhaus. Unsere Entwickler fertigen Lösungen für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung über Workflow bis hin zur Verschlüsselung und für ein komplettes E-Mail-Management. Wir stellen ausschließlich in Deutschland her, mit dem Fokus auf die lokalen Anforderungen und Vorgaben des Gesetzgebers.
Warum haben viele Unternehmen und Einrichtungen immer noch Probleme bei der E-Mail-Archivierung?
Volkert: Die Gesetzgebung in Deutschland kann den Laien oft verwirren. Da gibt es beispielsweise den Datenschutz, das Postgeheimnis, das Betriebsverfassungsgesetz und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, d. Red.). Das Ganze wird von verschiedenen Stellen als Gesetzestext herausgebracht. Man muss dies alles aber ganzheitlich sehen. Oft wird in Firmen und Einrichtungen, auch in Krankenhausverwaltungen, nur ein einzelner Bereich betrachtet und häufig als zu komplex empfunden. Daher ist es empfehlenswert, jemanden zu fragen, der sich damit auskennt. Viele denken, E-Mails zu archivieren bedeutet, die Daten auf einer Festplatte abzulegen. Doch mit dieser Ansicht kann man schnell „vor die Wand laufen", weil dann die Gesetzesvorlagen im Ganzen nicht berücksichtigt werden.
Welche Lösungen bietet ByteAction an?
Volkert: Unser bekanntestes Produkt ist die E-Mail-Archivierungs-Lösung ByteStorMail; darüber hinaus das Workflow-Tool MAV². Die Abkürzung steht für Mail-Management, -Archivierung und -Verwaltung. Bei MAV² wird aus einer E-Mail eine automatisierte, leicht zu verfolgende Aufgabe, und damit hat sie auch eine Historie. Man kann also sofort nachvollziehen, wann diese E-Mail gesendet wurde, wer sie wann angeklickt und an wen weitergeleitet hat und so weiter. Wenn also zum Beispiel ein Patient anruft und sagt, er hat vor einer Woche eine E-Mail geschickt, kann der Sachbearbeiter direkt nachsehen, wo die E-Mail geblieben ist, und den Patienten zum Empfänger durchstellen. Seit diesem Jahr bieten wir zudem drei neue Modullösungen für die E-Mail-Übertragung sensibler Dokumente an: ByteActionBill, ByteActionPay und ByteActionMail. ByteActionBill ist dabei speziell auf den sicheren Versand von Rechnungen ausgelegt, während sich ByteActionPay für die Zustellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten eignet. ByteActionMail ist für alle weiteren E-Mails des geschäftlichen Nachrichtenverkehrs konzipiert, deren sensible Inhalte vertraulich und verbindlich gehandhabt werden sollen. Mit dieser Software wandelt der Anwender eine konventionelle E-Mail in einen sicheren elektronischen Brief, quasi ein elektronisches Einschreiben, um.
Warum sind die ByteAction-Lösungen die passenden?
Volkert: Wir haben beispielsweise mit dem Bundesverband der Datenschützer und mit Anwälten Kontakt aufgebaut und uns mit der GDPdU intensiv beschäftigt. Aus diesem Erfahrungsschatz heraus haben wir für verschiedene Firmen Standards definiert, die man einfach in unserer Software ein- und ausschalten kann. Beispielsweise muss ein Unternehmen mit Betriebsrat andere Spielregeln einhalten als ein kleinerer Betrieb.
Wo sehen Sie die Anknüpfungspunkte zum Bedarf im Gesundheitswesen? Wo sehen Sie ByteAction in der Healthcare-IT, und wo liegen die Vorteile?
Volkert: Die Argumente pro ByteAction kann man von unseren Produkten ableiten: Verschickt ein Krankenhaus viele Rechnungen, kann die Verwaltung allein durch den Einsatz von ByteActionBill erhebliche Kosten einsparen. Im Bereich der Gehaltsabrechnungszustellung entsteht erhebliches Einsparungspotential über den Einsatz von ByteActionPay. Und nicht zuletzt profitieren Nutzer von ByteActionMail davon, dass ihre E-Mails den Wert eines sicheren Einschreibens bekommen. Ein Beispiel: Generell dürfen personenbezogene Daten nicht als offene Postkarte verschickt werden. Eine E-Mail zählt aber in der Regel als solche. Mit ByteActionMail sind wir unabhängig vom Endgerät in der Lage, Mails „end-to-end" zu verschlüsseln, und das inklusive Empfangsbestätigung. Beispielsweise löst ByteAction das Problem, sensible Daten beziehungsweise Unterlagen wie Krankenakten an Patienten oder zwischen Ärzten einfach und dabei verschlüsselt zu versenden, ohne komplizierte Software-Installation oder Folgekosten. Generell kommt hinzu, dass die gesamte elektronische Kommunikation zu archivieren ist. Dafür ist BytStorMail zuständig. Soll ein komplettes Workflow-Management integriert werden, kann ein Krankenhaus auf MAV2 zurückgreifen, um sämtliche Prozesse intern zu vereinfachen.
Sind die ByteAction-Lösungen plattformunabhängig?
Volkert: Ja, wir holen die E-Mails aus dem Internet-Standard-Protokoll heraus und archivieren die Originale. Welches Mail-System dahintersteht, ist uns egal.
www.byteaction.de
