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Veröffentlicht: 16.12.2007

Projekt- und Vertragsmanagement im Gesundheitswesen

Den Überblick behalten, wenn Projekte und Vertragsbeziehungen komplexer werden

Immer mehr Tätigkeiten in Kliniken werden in Projekten abgewickelt. Immer häufiger werden diese Projekte mit externen Teams realisiert. Webbasierte Softwarelösungen für das Projektmanagement liefern einen Überblick über den aktuellen Stand laufender Projekte. Und sie erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit auch bei verteilten Projektteams.

IT-gestütztes Projektmanagement



Der Assistent unterstützt bei allen Schritten der Projektplanung.
Die Projektmanagementsoftware Projektron BCS unterstützt Teams in der Planung und Durchführung von Projekten und deckt mit einer speziellen Klinikversion auch die Anforderungen des Gesundheitswesens ab. Neben umfangreichen Möglichkeiten zur Projektkoordination bietet Projektron BCS auch Funktionen zur Dokumentation und zum Projekt-Controlling. Ein integrierter Assistent unterstützt den Anwender bei der Projektplanung, indem er die wichtigsten Daten zum Projekt schrittweise abfragt. Dabei kann der Anwender auf einen Vorlagenordner zugreifen, indem beispielsweise bestimmte Vorgehensmodelle wie das V-Modell XT oder Standardprojekte abgelegt sind.

Nach dem Anlegen der Projektstruktur mit all ihren Teilprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben folgen die Zeitplanung sowie die Aufwandsplanung. Mitarbeiter werden je nach ihren Fähigkeiten und ihrer Auslastung, die Tätigkeiten in anderen Projekten, Grundlasten, Termine und auch Urlaubszeiten berücksichtigt, zu Projekten zugeordnet. Personal- und Sachkosten werden geplant.



Mit der Ampelfunktion werden Budgetüberschreitungen auf einen Blick sichtbar.


Verschiedene Auswertungen und Diagramme zum zeitlichen Projektverlauf, zu den Aufwänden und Kosten bieten einen Überblick auch bei mehreren parallel laufenden Projekten. Ein Ampelsystem zeigt den jeweiligen Status auf den ersten Blick. Bei drohenden Termin- oder Budgetüberschreitungen werden die Nutzer per E-Mail informiert.

Mit einer Reihe ergänzender Funktionen macht Projektron BCS die Zusammenfassung vieler Arbeitsabläufe möglich. Dazu gehören die verschiedenen Möglichkeiten der Arbeitsplanung wie zum Beispiel Wiedervorlagen und Kalender oder auch das Kontaktmanagement, mit dem Adressdaten sowie die Kommunikationshistorie für Personen oder Organisationen gespeichert werden können.

Spezielle Einstellung für Kliniken

Die Klinikversion von Projektron BCS konzentriert sich auf wesentliche Projektmerkmale. Durch die flexible Rechteverwaltung können Ansichten und Funktionen angepasst oder auch ausgeblendet werden. Dies verringert zusätzlich die Komplexität und unterstützt so die intuitive Bedienung sowie die schnelle und unkomplizierte Einführung der Software. Des Weiteren verhindert die für Kliniken konfigurierte Software, dass mitarbeiterbezogene Auswertungen vorgenommen werden. Vorgaben des Betriebsrats können so eingehalten werden.

Ein für Kliniken weiteres wichtiges Modul von Projektron BCS ist das Vertragsmanagement, das gemeinsam mit dem Städtischen Klinikum München entwickelt wurde. Ein IT-gestütztes Vertragsmanagement bietet eine zentrale Ablage für alle Vertragsbeziehungen, liefert einen Gesamtüberblick und verkürzt die Zugriffszeiten deutlich. So lassen sich Kündigungstermine einhalten, Vertragsleistungen voll ausschöpfen und fehlerhafte Zahlungen vermeiden. Gerade wenn viele Verträge mit externen Mitarbeitern und Partnern abgeschlossen werden, liegen hier große Einsparpotenziale.

Evelyn Loose, Referentin der Geschäftsführung der Städt. Klinikum München GmbH, leitete die Projektgruppe zur Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements.


Auf einen Blick zeigt Projektron BCS die Vertragsmodalitäten.

Dessen Vorteile beschriebt sie folgender Maßen: „Das elektronische Vertragsmanagement mit Projektron BCS ist ein Gewinn für die Städt. Klinikum München GmbH, da damit erheblich zur Transparenz und zur Kostensenkung beigetragen werden kann. Gleichzeitig ist der Betreuungs- und Wartungsaufwand vergleichsweise gering.“

IT-gestütztes Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement-Modul von Projektron BCS erfasst Angaben zur Laufzeit, Verlängerungsmöglichkeit und Kündigung. Die Software berechnet daraus sowohl das nächstmögliche Vertragsende als auch den dafür notwendigen Kündigungstermin und teilt diese per E-Mail an Verantwortliche mit.

Weitere Angaben zu Verträgen, wie Ergebnisse von Nachverhandlungen, Kurzprotokolle von Telefonaten oder Hinweise auf nichterbrachte Leistungen können problemlos ergänzt werden. Zusätzlich bietet die Dateiablage die Möglichkeit, eingescannte Dokumente, E-Mails oder Schriftverkehr dem Vertrag zuzuordnen. Änderungen an den Vertragsdaten werden in einem Logbuch protokolliert.

Die Vertragslisten stehen zu jeder internen und externen Organisation sowie als Gesamtliste zur Verfügung. Diese Auswertungen liefern schnell Antworten auf Fragen wie „Welche Verträge haben wir mit einem bestimmten Vertragspartner?“ oder „Welche Verträge sind in den nächsten vier Wochen zu kündigen?“



Mithilfe der Filter können die Vertragslisten angepasst werden.

Die Einhaltung des Datenschutzes beim Zugriff auf die Verträge wird über die Zuordnung von Zuständigkeiten geregelt: Vertragsmanager haben das Recht, Verträge zu bearbeiten; Vertragsleser erhalten lediglich einen Lesezugriff. Diese Zuständigkeiten können für jeden einzelnen Nutzer vergeben werden, lassen sich aber auch für ganze Abteilungen einstellen.

Projektmanagement bei verteilten Teams

Die flexible Einstellung von Rechten und Sichten ist ein Aspekt, der Projektron BCS für Projekte mit externen oder über mehrere Standorte verteilten Teammitgliedern geeignet macht. So können freie Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter und auch Kunden unkompliziert und kostengünstig eingebunden werden. Die Webbasiertheit und der geringe Installationsaufwand der Software erleichtern die Teamzusammenarbeit auch über Klinikgrenzen hinweg. Über den Browser können alle Projektbeteiligten unabhängig vom Standort auf denselben Datenbestand zugreifen und über eine zentrale Dateiablage Projektdaten speichern. Hierzu gehören auch projektbezogene E-Mails, die Projektron BCS in die Oberfläche einbindet und bekannten Kontaktpartnern zuordnet.

Fazit

Die Zunahme an Projektarbeit mit immer mehr und immer komplexer werdenden Projekten sowie das fortschreitende Outsourcing von Aufgaben stellen Kliniken vor neue Herausforderungen. Webbasierte Softwarelösungen wie Projektron BCS machen hierbei nicht nur den gesamten Projektlebenszyklus und die Vertragsbeziehungen transparenter, sondern bieten auch die Chance Kosten einzusparen.


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