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Veröffentlicht: 10.05.2011

Neue Ansätze in Dokumentenmanagement: Auf der conhIT 2011 wurde die Technologie des digitalen Pens vorgestellt, die u.a. im Klinikum Fürth zum Einsatz kommt. Sie basiert auf der Digital Pen & Paper Technologie von Anoto.

„Im Rahmen eines Pilotprojektes wurde in der Zentralen Notaufnahme [ZNA] des Klinikums Fürth die Technik innerhalb eines Tages umgestellt“, berichtet Priv.-Doz. Dr. med. Harald Dormann, Leitender Arzt in dieser Abteilung des Klinikums. Da aufgrund der vom Personal gewohnten papiergebundenen Dokumentation im Grunde nur zwei Prozessschritte benötigt wurden, war dies auch in kürzester Zeit möglich. Das „ePEN-Formular“ glich rein äußerlich der bekannten und gewohnten Dokumentation, so dass hier nur kleinere Einweisungen bzgl. der zu befüllenden Datenkämme notwendig waren. „Die etwas größere Prozessumstellung war die Initiierung eines ePEN-Formulars“, so Dr. Dormann weiter, „da hierbei eine Verbindung zwischen dem Patienten-Barcode und dem Formular einmal hergestellt werden muss. Dies wurde durch eine administrative Kraft gewährleistet, die den Patienten im KIS anlegt und für die Barcode Erstellung im Aufnahmeprozess verantwortlich ist. Die zweite Umstellung war, dass statt eines gewöhnlichen Kugelschreibers ein etwas größerer ePEN-Kugelschreiber benutzt werden muss, und dass dieser zur Übertragung der Daten an einen Formular Server und damit ans KIS in eine Dockingstation gesteckt wird.“

Ziel des Projektes ist es, eine möglichst vollständige elektronische Dokumentation des Aufnahmeprozesses in der ZNA zu erreichen. „Da neben der strukturierten Erstsichtung durch den Emergency Severitiy Index unterschiedliche Pflichtfächer wie Handzeichen etc. dokumentiert werden sollten, lässt sich durch diese Methode der Befüllungsgrad dieser Felder auf dem ePEN-Formular gut kontrollieren.“ Durch die Digitalisierung der Daten können diese für unterschiedlichste Analysen verfügbar gemacht werden. Im konkreten Fall werden diese im Rahmen eines Versorgungsforschungsprojektes genutzt. Zum anderen stehen Informationen, die im Rahmen einer Fieberkurvendokumentation oder ärztliche Verordnungen und Therapien sowohl der Abrechnungsstelle als auch anderen Therapeuten ortsunabhängig zur Verfügung.

Sind die Ziele erreicht worden? „Die Integration des befüllten ePEN-Formulars als Gesamtbild, z.B. pdf, in die elektronische Patientenakte ist zu 100 % geglückt“, fasst dr. Dormann zusammen. „Die Befüllung der Pflichtfelder konnte auf bis über 90 % in der Aufnahmedokumentation gesteigert werden. Probleme bereiten allerdings die Texterkennung.“

Obwohl aufgrund vorliegender kontrollierter Vokabulare die Texterkennung zum Teil sehr gut funktioniert, kommt es doch bei Schriftzügen, die über die vorgesehenen Datenkämme in den Dokumentationsfeldern hinaus gezogen werden, zu Fehlinterpretationen, so dass eine manuelle Korrektur regelmäßig notwendig ist. “Dennoch halte ich das ePEN-Verfahren für ein gute Möglichkeit, digitalisierte Daten zu gewinnen, ohne das Risiko einer aufwendigen Prozessumstellung eingehen zu müssen, da die gewohnte Dokumentation mit einem Stift erhalten bleibt“, resümiert der Oberarzt.

Michael Reiter


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