ECM: Werkzeug einer modernen und innovativen Verwaltung

KH IT-Herbsttagung: „Kommunikation und Workflow“ in Berlin

Der KH IT veranstaltet am 12. und 13. September 2012 in Berlin die Herbsttagung unter dem Motto „Kommunikation und Workflow“. In einem Projektbericht erörtert Lars Forchheim, Abteilungsleiter Informationstechnik, MSG Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen mbH, Chemnitz, den erfolgreichen Dokumentenworkflow mittels eines Enterprise Content Management-Systems (ECM). Der Referent im Redaktionsgespräch über die Standortbestimmung zu ECM.

Lars Forchheim, Abteilungsleiter Informationstechnik, MSG Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen mbH, Chemnitz (L.Forchheim@msg-chemnitz.de): „Die Marketingsprüche lassen sich natürlich immer schwer nachweisen. Es handelt sich in vielen Fällen um eine Verlagerung in die Informationstechnik. Es liegt jetzt am Anwender, diese neuen Möglichkeiten zu nutzen.“

Wo liegt der hauptsächliche Mehrwert einer ECM-Lösung für Krankenhäuser?

Lars Forchheim: Der hauptsächliche Mehrwert einer ECM-Lösung besteht in der Transparenz und Verfügbarkeit des Systems. Je nach Rechtekonzept können die entsprechenden Anwender alle Informationen zu Rechnung, Verträgen, Versicherungen, Rechtsfällen, Beschaffungen, Patienten usw. einsehen bzw. diese Informationen freigeben, starten, verteilen bzw. archivieren. Durch die zentrale Ablage lässt sich gerade der Anspruch der Verfügbarkeit am einfachsten realisieren. Auf diese Ablage können alle Anwender sowohl von innen als auch von außen und egal wann und wo zugreifen.

Welches sind bestimmende Anforderungen und Rahmenbedingungen für einen funktionierenden Dokumentenworkflow mittels ECM im Krankenhaus?

Lars Forchheim: Die Anforderungen und Rahmenbedingungen sind in unseren Fall anders getrieben. Durch die Konzernbildung im Jahre 2008 musste sich aus den ehemals selbständigen Häusern eine zentrale Verwaltung bilden. Dadurch war der klinische Einsatz nicht in erster Linie das Ziel. Jeder Prozess in einem Krankenhaus endet bzw. läuft über ein Büro (Verwaltung). Daher würde ich die Anforderungen und Rahmenbedingungen für ein funktionierendes Dokumentenmanagement so definieren: Sie brauchen Mitarbeiter und eine Geschäftsführung die es wollen und Sie müssen bereit sein ihre alten Prozesse zu überdenken bzw. neu zu strukturieren.

Wo sehen Sie besondere Hürden? Wie lassen sie sich überwinden?

Lars Forchheim: Die Hürden sind genau bei den Prozessänderungen durch den Einsatz des ECM-Systems zu sehen. Die Prozesse in einem Krankenhaus werden am meisten durch Menschen getragen. Jeder Mensch hat eine gewisse Faulheit und möchte sich daher mehr oder weniger von seinen gewohnten Prozessen lösen. Weiterhin kommt noch im klinischen Bereich eine gewisse Skepsis gegenüber der Informationstechnik dazu. Beides lässt sich am einfachsten durch ein Key-User-Konzept und der Unterstützung der Geschäftsführung lösen. In unseren Fall wurde der Pilot in der Geschäftsführung gestartet, dadurch wurde gerade die Akzeptanz gefördert.

Wie weit sind die Versprechen der ECM-Anbieter für „mehr Produktivität, Informationstransparenz und Flexibilität“ im Krankenhaus Marketingsprüche?

Lars Forchheim: Diese Marketingsprüche lassen sich natürlich immer schwer nachweisen. In vielen Fällen handelt es sich um eine Verlagerung in die Informationstechnik. Es liegt jetzt am Anwender, diese neuen Möglichkeiten zu nutzen. Ein einfaches Beispiel dazu soll unser digitaler Rechnungsworkflow sein. Die Rechnungen werden zentral gescannt und per Workflow an den fachlichen und sachlichen Verantwortlichen zur Freigabe gesendet. Dieser Prozess ist der gleiche wie vorher, allerdings jetzt mit Hilfe der Informationstechnik. Die Anzahl Rechnungen ist gleich.
Jedoch gibt es nun mehr Möglichkeiten für den Anwender. Die Rechnungen lassen sich nicht mehr nur im Büro bearbeiten. Sie lassen sich überall bearbeiten. Falls der Anwender krank wird und ausfällt, lassen sich anders - als in der realen Welt - die Rechnungen auf einen anderen Bearbeiter um legen, und das mit einfachen Klick. Weiterhin lässt sich jeder Zeit sagen, wo und wie lang eine Rechnung schon liegt. Dadurch lassen sich am Ende kürzere Durchlaufzeiten erreichen, wodurch auch Skonto gespart werden kann.

Welche Kernbotschaft wollen Sie Ihren Kollegen zur KH IT-Herbsttagung 2012 mitteilen?

Lars Forchheim: Die Kernbotschaft besteht darin, dass das ECM kein digitales Archiv ist und es aus unserer Sicht das Werkzeug einer modernen und innovativen Verwaltung darstellt. Dabei ist gerade die Möglichkeit der Gestaltung von eigenen Workflows sehr wichtig.

www.kh-it.de