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Veröffentlicht: 11.05.2015




Managed Services in der

Krankenhaus-IT: die Mischung

macht´s


Praxistipps auf der KH IT-Frühjahrstagung 2015




Die Frühjahrstagung des Bundesverbandes KH-IT am 6. und 7.5.2015 stand unter dem Motto "Managed Services in der Krankenhaus-IT". Dieses Thema der 45. Tagung beschäftigt nahezu alle Krankenhäuser und zählt zu den zentralen Kernkompetenzen der IT. Das Programm der Tagung gestalteten die Vorstandsmitglieder Horst-Dieter Beha und Andreas Lockau. Gastgeber war das Klinikum Nürnberg mit seinem IT-Verantwortlichen Helmut Schlegel. Von Michael Thoss, Vorstandsmitglied KH-IT

Zur Eröffnung der Tagung begrüßten Heiko Ries (Vorstandsvorsitzender KH-IT) und Helmut Schlegel (CIO Klinikum Nürnberg, Vorstandsmitglied KH-IT) die rund 130 Teilnehmer.
Programm: www.kh-it.de/tagung/events/id-2015er-fruehjahrstagung.html



v.li.: Helmut Schlegel, CIO Klinikum Nürnberg, Vorstandsmitglied KH-IT und Heiko Ries, Vorstandsvorsitzender KH-IT

Das Vortragsprogramm startete mit Prof. Friedemann Schwenkreis, CIO der DHBW Stuttgart. Ausgehend vom Gartner Hypecycle ging er auf Trends ein, die sich auf die Krankenhaus-IT auswirken werden und gestaltete einen Blick auf die Herausforderungen der Krankenhaus-IT mit dem Fokus auf der Patientenversorgung und deren zukünftigen Voraussetzungen. Bereits heute werden so viele Daten erzeugt, dass zwei Drittel davon gar nicht behandelt oder genutzt werden können und verloren gehen. Dies spiegelt auch ein elementares Problem von „Big Data“ wider: Was kann ich wegwerfen? Dabei ist aktuell noch nicht berücksichtigt, dass die Sensorik (Körpersensoren, Smart-Watches o.ä.) die Zukunft prägen wird. Das Internet der Dinge und Industrie 4.0 entwickeln sich rasant weiter und wirken als Treiber für immer mehr Datenproduktion.
Alleine „Industrie 4.0“ wird mit einem Projektvolumen von 500 Millionen Euro durch die Bundesregierung gefördert. Die Sensorik wird vor allem die Krankenhauskunden von Morgen prägen. Für die Bewältigung immer größerer Datenmengen wird auch das Thema Cloud an Bedeutung gewinnen, da sich dort prinzipiell eine bedarfsabhängige Skalierung umsetzen lässt. Allerdings muss sich die Hybrid-Cloud noch im Sinne des Schutzbedarfs bestimmter Daten entwickeln. Dem gegenüber stehen zudem Nachteile bei der garantierten Verfügbarkeit, da es in öffentlichen Clouds nie eine entsprechende Garantie gibt (der Kunde nimmt dies nur an), im Gegensatz zu private Clouds. Prof. Schwenkreis wies ebenfalls darauf hin, dass bei allen Gedanken um „Managed Services“ eines nicht vergessen werden sollte: Fremdorganisationen leisten maximal 100% im Rahmen der vereinbarten SLAs, wirtschaftlich bedingt nie mehr. Demgegenüber leisten Eigenorganisationen auch 120% bei gleichem Budget, was Vorteile beim Einsatz eigenen Personals bedeutet.




Prof. Friedemann Schwenkreis, CIO der DHBW Stuttgart: „Was können wir wegwerfen? Zwei Drittel der erhobenen Daten können nicht genutzt werden.“

Kein Arbeitsplatzabbau, keine Kostensenkungen

Frank Ebling vom Westpfalz-Klinikum Kaiserslautern bewertete die Erfahrungen nach fünf Jahren Einsatz von Managed Services zur Entlastung des Kerngeschäfts der Krankenhaus-IT. Entgegen vielfacher Erwartungen gehen Managed Services nicht mit einem Arbeitsplatzabbau oder Kostensenkungen einher. Diese Ergebnisse sind dem Umstand geschuldet, dass im Kerngeschäft (Hotline & Support, Customizing KIS, Endgeräteservice, Netzwerke) ein Leistungsausbau stattfindet der auch der Technologiekonvergenz geschuldet ist und zu immer mehr Leistungsanforderungen an die Krankenhaus-IT führt (aus Haustechnik/GLT, Medizintechnik, Kommunikation und vielem mehr). Er zeigte auf, dass der für Kliniken problematische Fachkräftemangel (Ungleichgewicht zwischen Qualifikationsanforderungen und Vergütungsmöglichkeiten der Häuser) im Bereich komplexer Technologien durch gezielte Prozessauslagerung abzufedern sei. Trotzdem werde es immer erheblichen Bedarf an Eigenleistungen geben, da nicht alle Dienste für Managed Services geeignet sind oder über diese nicht finanzierbar abgebildet werden können. Im Westpfalz-Klinikum hat sich das IT-Personal trotz Managed Services im Zeitraum von 2008 bis 2015 nahezu verdoppelt. Ausschließlich ist dies bedingt durch die zunehmenden Anforderungen aus unterschiedlichsten Bereichen im Kerngeschäft. Von besonderer Bedeutung ist die ausgewogene Mischung zwischen eigenen und verlagerten Kompetenzen.




Frank Ebling vom Westpfalz-Klinikum Kaiserslautern: „Managed Services können zusätzlich Personalbedarf der Krankenhaus-IT nicht verhindern.“

„(Irr)Wege zu Managed Services“ zeigte Lars Forchheim von der edia.con Chemnitz auf. Die Fremdvergabe von Dienstleistungen bedeutet eine ständige Kontrolle und Anpassung der Leistungen. Das erforderliche Veränderungsmanagement wird durch viele Faktoren beeinflusst, von denen wesentliche durch die Unternehmensstrategie bestimmt werden. Diese muss daher belastbar und mindestens mittelfristig stabil sein (2-5 Jahre), um positive Ergebnisse zu erreichen. Es besteht ein hoher formaler Regelungsaufwand für SLAs sowie für Einstiegs- und Ausstiegsszenarien. Dieser ist jedoch unverzichtbar. Managed Services funktionieren nach seiner Erfahrung im Krankenhaus am besten als Leistung von Softwareanbietern, da diese auch die höchsten Lasten im Veränderungsmanagement verursachen (Releasewechsel, Updates, Upgrades und daraus resultierende Auswirkungen auf Hardware).




Lars Forchheim, edia.con Chemnitz: „Ohne belastbare Unternehmensstrategie lassen sich Managed Services nicht erfolgreich und wirtschaftlich umsetzen.“


Managed Services gleichen Ressourcenmangel aus

Das Vortragsprogramm am zweiten Tag eröffnete Helmut Schlegel vom Klinikum Nürnberg mit der traditionellen Vorstellung des lokalen Gastgebers und einem Blick auf Sichten und Ansichten zu Managed Services in komplexen Strukturen. Aus seiner Sicht führen häufig die vielfältigen Systemwechsel der Industrie (Software, Geräte) dazu, dass beim Anwender keine wahrnehmbare Leistung der IT ankommt. Die Ressourcen der IT werden „hinter den Kulissen“ verbraucht. Auch wenn der Nutzer dies ggf. als gute Verfügbarkeit erkennen kann, mangelt es doch häufig an der Nutzensteigerung der eingesetzten Werkzeuge und daraus resultierenden Effizienzgewinnen. Das Wachstum der IT wird heute primär durch GLT, Internet der Dinge, medizintechnische Geräteintegration, „Consumerization“ (Sensoren wie bei privaten Blutzuckermessgeräten, POCT) u.v.m. getrieben. Um diese Leistungen des Kerngeschäfts weiterhin qualifiziert bedienen zu können und den Personalbestand stabil zu halten, sind auch im Klinikum Nürnberg dedizierte Managed Services im Einsatz.



Helmut Schlegel, Klinikum Nürnberg: „Die häufigen Systemwechsel der Industrie verhindern oftmals, dass beim Anwender erkennbarer Nutzen ankommt.“

Managed Services für den SAP-Basisbetrieb stellte Roland Steinmeyer vom Klinikum Nürnberg in seinem Vortrag vor. Auch im Klinikum Nürnberg waren letztendlich Personalengpässe einer der ausschlaggebenden Gründe für die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters. Der Arbeitsmarkt liefert im Kontext der Vergütungsmodelle in den Krankenhäusern oftmals keine qualifizierten Ergebnisse. Daher müssen teilweise teure Ressourcen von außen bezogen werden, obwohl diese unter Umständen zuvor sogar langfristig und kostenintensiv im Krankenhaus ausgebildet wurden. Steinmeyer stellte dar, dass der Aufwand im Bereich der Dokumentation und Kommunikation erheblich ist um ein erfolgreiches Modell zu implementieren, denn oftmals fehlt den Anbietern spezifisches Branchen-Know-How zur zielgerichteten Abwicklung der Prozesse.



Roland Steinmeyer vom Klinikum Nürnberg: „Managed Services können Personalengpässe lösen helfen, wenn die Anbieter branchenspezifisches Know-how beibringen können.“

Begleitet wurde er in seinem Vortrag von Sebastian Schäfer des Dienstleisters Bechtle für die Managed Services. Schäfer stellte dar, dass Outsoucing oder selektives Outtasking / Managed Services das Kerngeschäft der Krankenhaus-IT von nicht durchgehend benötigten Spezialleistungen entlasten kann. Diese These wird auch durch die Umfrageergebnisse des KH-IT zum Einsatz von Managed Services gestützt. Er bestätigte zudem die hohen Anforderungen an die Dokumentation sowie den Bedarf klarer Ablaufpläne für Wartungsarbeiten zur Verfahrenskoordination zwischen den Beteiligten Kräften.



Sebastian Schäfer, Bechtle: „Managed Services können das Kerngeschäft der Krankenhaus-IT entlasten.“

Servicegesellschaft mit Mehrheitsbeteiligung des UKSH

Uta Knöchel, Mitglied der Geschäftsführung bei der Betriebsgesellschaft für Informationstechnik des Universitätsklinikums Schleswig-Holstein, stellte den Status der Managed Services für die Standorte Kiel und Lübeck nach fünf Jahren erfolgreicher Gestaltung vor. Die Betriebsgesellschaft ist ein Gemeinschaftsunternehmen des UKSH (51%) und des Dienstleisters VAMED (49%). Im UKSH war einer der Auslöser für die Entscheidung ebenfalls durch Rahmenbedingungen bei der Personalbeschaffung gegeben. Die Ausgründung in eine Servicegesellschaft lieferte hier den Lösungsansatz für die Beseitigung von Tarifproblemen. Auch in der Servicegesellschaft des UKSH zeigte sich der Wachstumsbedarf beim Personal der Informationstechnik trotz Managed Services. Von 2009 (Beginn der Servicegesellschaft) bis 2014 stieg der Personalbestand zur Lösung der Aufgaben von 66 Vollkräften auf 108 Vollkräfte. Um Kompetenzverluste zu vermeiden, wurde mit der Servicegesellschaft und den Gesellschaftern ein Know-how-Transfervertrag geschlossen. So will man auch für den Fall eines erforderlichen Insourcings gewappnet sein. Im Gegensatz zur vollständigen Übergabe von Dienstleistungen an freie Wettbewerber ist die Servicegesellschaft durch die Mehrheitsbeteiligung des UKSH weiterhin Bestandteil der Organschaft des Klinikums und es gelten eine feste Volumenvereinbarungen bis auf Projektleistungsebene (z.B. Beraterstunden mit festem Jahresvolumen zum freien Abruf).



Uta Knöchel, Mitglied der Geschäftsführung bei der Betriebsgesellschaft für Informationstechnik des Universitätsklinikums Schleswig-Holstein: „Die Gründung von Servicegesellschaften kann helfen Tarifprobleme im Rahmen der Personalbeschaffung und –bindung zu lösen. Managed Services verhindern aber nicht den erforderlichen Ausbau der IT-Ressourcen.“

Leistungen von Anbietern unter die Lupe nehmen

Die „aktuelle Stunde“ des Programms moderierten Horst-Dieter Beha und Michael Thoss (Vorstandsmitglieder KH-IT). Hierbei bestätigten sich einige Faktoren, die bereits im Rahmen der Vorträge zur Sprache kamen. Ebenfalls Einigkeit bestand bei den Problemen der Personalbeschaffung und –vergütung. So neigen kleinere Häuser wegen der generellen Probleme in der Personalausstattung verstärkt zur Abgabe von Diensten, während größere Einheiten Wert darauf legen, ausreichende Kompetenzen weiterhin primär selbst bereit zu stellen. Einig waren sich jedoch alle Teilnehmer bei den fehlenden Personalzuteilungen im Rahmen des Wachstums der Informationstechnik in allen technischen Bereichen der Kliniken sowie der schwierigen Vergütungssituation zwischen Tarifverträgen und der Konkurrenz durch die Industrie. Helmut Schlegel vom Klinikum Nürnberg stellt darüber hinaus fest, dass ein Verlust eigener Kompetenzen mittel- bis langfristig auch dazu führt, das Kalkulationen und Leistungen von Anbietern nicht mehr qualifiziert bewertet werden können und damit wirtschaftliche Risiken entstehen können. Daraus könnte sich ein unkontrolliertes Preiswachstum ableiten.
Jürgen Flemming wies darauf hin, dass die Auslagerung von Services immer die Abwägung zwischen Kerngeschäft der Krankenhaus-IT (z.B. KIS-Customizing, Hotline & Support) und selten benötigten Sonderleistungen erforderlich macht. Dass, das eine aber das andere nicht ausschließt, wenn sich für die Sonderleistungen am Markt ausreichend Wettbewerb findet. Jedoch liegen die Anforderungen hoch, was Prozesse und deren Verständnis angeht. Als eine Kernfrage zeigte sich die schwierige Spezifikation was man eigentlich unter dem Begriff „Managed Services“ verstehen möchte. Tatsächlich „Outsourcing“ von vollständigen Leistungsbereichen oder nicht bereits die Unterstützung von Dienstleistern zur Absicherung von Leistungen? Viele Kliniken setzen Dienstleister bereits heute vielfältig ein, wenn die eigenen Ressourcen zu knapp bemessen sind z.B. als Hintergrunddienste oder –bereitschaften für Netzwerke, Sicherheit und andere Portfoliopositionen. Dies könnte auch Auswirkungen in den Umfrageergebnissen haben, wenn lediglich die vollständige Abgabe von Leistungen bei den Antworten berücksichtigt wurde. In jedem Fall betrachten alle Teilnehmer die Abgabe von Kernkompetenzen durchweg als kritisch im Verhältnis zur Abhängigkeit von Dritten.



Horst-Dieter Beha: „Managed Services beinhalten auch das Risiko des Kompetenzverlusts.“

Benchmarking der IT-Anwenderzufriedenheit

Verschiedene Themenberichte des Vorstands KH-IT und seiner Beiräte beschlossen die Veranstaltung. Eröffnet wurde diese Runde durch Prof. Dr. Anke Simon von der DHBW und ihren Bericht zum Stand des Projektes Benchmarking der IT-Anwenderzufriedenheit. Sie nahm die Gelegenheit war die verschiedenen verfügbaren Module kurz vorzustellen. Aktuell läuft die Auswertung einer Befragung von 21 teilnehmenden Kliniken. Die Ergebnisse werden die Grundlage für die Ableitung eines ersten nationalen Referenzwertes liefern. Ebenfalls interessant ist in diesem Zusammenhang, dass der australische Verband der Krankenhaus-IT-Leiter Interesse an den Untersuchungen und Vorlagen bekundet. Somit wäre langfristig vielleicht ein internationaler Vergleich vorstellbar. Die Fragebögen stehen allen Mitgliedern sowohl als Papier als auch im Web zur Verfügung. Interessierte können sich über die Website des KH-IT an Simon wenden.



Prof. Dr. Anke Simon von der DHBW: „Besser als erwartet. Die Anwenderzufriedenheit stellt sich Durchschnitt besser dar, als es die Eskalationen von Einzelfällen erwarten lassen.“

OH KIS und KRITIS


Jürgen Flemming (AG-Leiter und Mitglied im KH-IT) setzte die Vorstellung mit der AG Datenschutz / OH-KIS fort. Eindringlich wies er darauf hin, dass die „OH KIS“ mittlerweile fünf Jahre alt ist und stetig weiterentwickelt wurde. So wurden z.B. die Bereiche der technischen Vorgaben vollständig überarbeitet oder entfernt, da diese Regelungen nicht in den Aufgabenbereich der Datenschutzbeauftragten fallen. Ab 2016 ist aber auf dieser Grundlage jedoch zweifellos mit Prüfungen durch die Landesdatenschutzbeauftragten zu rechnen. Die AG OH KIS des KH-IT identifiziert Handlungsbedarfe, liefert Argumentationen und hat sich die Entwicklung eines Leitfadens für die Mitglieder zum Ziel gesetzt.



Jürgen Flemming (AG-Leiter und Mitglied im KH-IT): „Die Prüfungen der Datenschutzbeauftragten werden zunehmen und sich der OH KIS widmen.“

Den Abschluss des aktuellen Überblicks über die Arbeitsgemeinschaften des KH-IT lieferte Vorstandsmitglied Thorsten Schütz für den Bereich ITSiG (KRITIS). Er stellte die aktuelle Entwicklung des IT-Sicherheitsgesetzes vor und ging auf Rechte und Pflichten der Betroffenen ein. Bei den Pflichten stellen sich den Krankenhäusern die Aufgaben des Mindestsicherheitsniveaus (wird vom Gesetzgeber vorausgesetzt), die Meldepflicht von Vorfällen, die Einrichtung einer Kontaktstelle und – mit dem größten Aufwand – die Audits (alle 2 Jahre) als Aufgaben. Bei den Rechten dagegen lediglich der Zugang von Warnungen und die Möglichkeit zur Anforderung eines Lageberichts. Letzteres wird vom BSI wegen des vorstellbaren Umfangs noch als kritisch gesehen. Er schloss mit einer Empfehlung zum UP KRITIS und der Abwägung einer Teilnahme durch die Mitglieder.



Vorstandsmitglied Thorsten Schütz für den Bereich ITSiG (KRITIS): „Das ITSiG liefert den Kliniken auch Potentiale zur Entwicklung und Argumentation.“

Die Veranstaltung endete für die rund 130 Teilnehmer mit dem Hinweis auf die kommende Herbsttagung in Düsseldorf (23. und 24. September 2015) durch die Programmverantwortlichen Reimar Engelhardt und Jürgen Flemming. Unter dem Rahmenthema „Das digitale Krankenhaus“ sollen verschiedene Themengebiete aufgegriffen und Risikofelder identifiziert werden. Reimar Engelhardt (Seminarverantwortlicher im KH-IT) wies zudem auf das November-Seminar in Karlsruhe zum Thema „IT-Sicherheit erfolgreich einführen und managen“ hin.



Reimar Engelhardt: „Das digitale Krankenhaus als Herbstthema 2015.“

Jubiläumsjahr 2016

Im Schlusswort wies Heiko Ries auch auf das 20-jährige Jubiläum des Bundesverbands 2016 im Rahmen der Herbsttagung 2016 in Kassel hin und beendete die Nürnberger Frühjahrstagung. Save the date: 21. und 22. September 2016 mit Festveranstaltung: „2016: 20 Jahre Bundesverband KH-IT.“


Umfrage: Nutzung von Managed Services ist

eher konservativ


Die Ergebnisse einer Umfrage des KH-IT zum Einsatz von Managed Services unter seinen ordentlichen Mitgliedern im Vorfeld der Tagung stellte Horst-Dieter Beha vor. Von 436 angefragten ordentlichen Mitgliedern lieferten 76 (17%) Daten. Dabei zeigten sich interessante Ergebnisse, obwohl die Umfrage auf Grund des gewählten Mediums (doodle) weder empirisch noch wissenschaftlich belastbar ist. Wie sich zeigte, werden bisher in der Breite eher klassische bzw. etablierte Leistungen an Managed Services ausgelagert. Unter den TOP 8 finden sich Themen wie: Website-Hosting (82%), Druckerservice (62%), die Digitalisierung von Akten (40%), Gehaltsabrechnung (35%) und Security-Technik, während sich unter der LAST 8 die komplexeren Themen wie Saas (3%), Rechenzentrumsbereitstellung (5%), Cloud-Ablage (4%), BackUp (9%) sowie Hotline & Support u.ä. zeigen.
Damit stellt sich das Outsourcing-Verhalten in den Krankenhäusern eher konservativ dar, was zumeist durch die Komplexität der Prozesse bedingt ist. Nur in wenigen identifizierten Fällen werden komplexe Betriebsleistungen ausgelagert. In den Beiträgen der Veranstaltung wurde dabei deutlich, dass dies zumeist Problemen der Personalbeschaffung und/oder –bindung geschuldet ist. Am häufigsten (Top) werden daher Spezialbereiche ausgegliedert sowie „Massenware“ wie Druckerdienstleistungen. Die neuen Themen wie Cloud-Services spielen weiterhin eher untergeordnete Rollen, was u.a. den uneinheitlichen Datenschutzregelungen in den Bundesländern geschuldet ist. Die zu erwartenden zunehmenden Prüfungen durch die Landesdatenschutzbeauftragten tragen ebenfalls dazu bei, dass Managed Services im Bereich personenbezogener Daten als kritisch eingestuft werden.

Stand der Dinge in Sachen Managed Services
Fremdvergabe - kaum beim KIS








Neuer alter Vorstand

Bei der Veranstaltung fand die Mitgliederversammlung des KH-IT. Dabei ging es auch du die Vorstandswahlen 2015. Der Vorstand setzt sich daher unverändert zusammen: 1. Vorsitzender Heiko Ries (Vinzentius-Krankenhaus Landau), stellvertretende Vorsitzende Bernd Behrend (Alb Fils Kliniken, Göppingen) und Horst-Dieter Beha (Klinikum Konstanz), Schatzmeister Andreas Lockau (St. Marien-Hospital Hamm), Schriftführer Klemens Behl (Klinikum Aschaffenburg), Beisitzer Seminare Reimar Engelhardt (GP Rüsselsheim), Beisitzer Presse & Öffentlichkeitsarbeit Michael Thoss (DRK Kliniken Berlin), Beisitzer Kooperationen Helmut Schlegel (Klinikum Nürnberg), Beisitzer IT-SiG Thorsten Schütz (Klinikum Itzehoe). Die Beiräte des Vorstands für Wissenschaft, Betriebswirtschaft und Recht setzen ihre Arbeit ebenfalls fort.
Vorstand des KH-IT e.V.

Fotos: Rechte beim KH-IT, Michael Thoss (Vorstandsmitglied)

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