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Veröffentlicht: 22.12.2015

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Karsten Renz und B. Romanowski, OPTIMAL SYSTEMS


Volker Gertler, 3M Health Information Systems

Dr. Rainer Pausch
ABBYY Europe GmbH
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Agfa Healthcare Gmbh


Elektronische Archivierung in Deutschland:

"Der Stand ist mehr als

zufriedenstellend"


Heidelberger Archivtage 2015



Am 02. und 03.12.2015 trafen sich 120 Teilnehmer im modernen und weitläufigen Tagungszentrum der Jugendherberge Heidelberg zu den Heidelberger Archivtagen, um sich in ca. 20 Vorträgen und einer mehrstündigen Begehung im Universitätsklinikum Heidelberg zum aktuellen Stand der digitalen Archivierungslösungen im deutschsprachigen Raum zu informieren. Die Veranstaltung der Arbeitsgruppe "Archivierung von Krankenunterlagen (AKU)" der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) e.V. war die 39. dieser Art und stand unter dem Leitthema „25 Jahre digitale Archivierung am Universitätsklinikum Heidelberg - Perspektiven für elektronische Patientenakten“.


Neben der Würdigung von 25 Jahren digitaler Archivierung am Universitätsklinikum Heidelberg standen v.a. Vorträge zum Stand der elektronischen Archivierung in Deutschland und Österreich, die Konzepte und Lösungen des Universitätsklinikums Heidelberg, die Vorstellung verschiedener Archivsysteme, die (IHE-konforme) Interoperabilität von elektronischen Archivsystemen, standardisierte Schnittstellen zwischen Dokumentations-, Signatur- und Archivierungsdiensten sowie aktuelle Gesetzgebungen und weitere rechtliche Anforderungen im Vordergrund.



Begrüßung durch den Vorstand des Universitätsklinikums Heidelberg: Irmtraud Gürkan, kaufmännische Direktorin des Universitätsklinikums Heidelberg

Am Mittwochabend klang der erste Tag bei der traditionellen Abendveranstaltung in urgemütlicher und zwangloser Atmosphäre in der „Heidelberger Kulturbrauerei“ aus.

Der 2. Vize-Präsident der GMDS, Prof. Dr. Paul Schmücker, und der Leiter der Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“, Dr. Carl Dujat, stellten sich am Rande der Tagung den Fragen des Krankenhaus-IT Journals.

Interview

KH-IT Journal: In Ihrer Ankündigung schreiben Sie: "Der Kongress beschäftigt sich mit der Weiterentwicklung von Archivierungssystemen zu Multimedia- und Integrationsplattformen und IHE-konformen Patientenakten." Welche neuen Erkenntnisse gab es dazu?


Dr. Carl Dujat, Leiter Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen (AKU)


Dr. Carl Dujat: Viele Vorträge haben sich nicht nur mit klassischen Archivierungsthemen beschäftigt, sondern haben Konzepte und Lösungen für interoperable und auch einrichtungsübergreifende digitale Patientenakten vorgestellt. Der Trend in den deutschen Krankenhäusern geht eindeutig in die Richtung, die revisionssicheren digitalen Archivierungs- und Scan-Lösungen mit „echten“ digitalen Akten / Dokumenten zu „verheiraten“, um so zu einheitlichen und auch übergreifend nutzbaren digitalen Archiven zu kommen.



2. Vize-Präsident der GMDS, Prof. Dr. Paul Schmücker

Prof. Dr. Paul Schmücker: Viele Krankenhäuser haben bereits erkannt, dass die wirtschaftlich und organisatorisch effektivste Lösung multimediale Archive sind, in denen alle Unterlagen wie Dokumente, Bilder, Signale und Filme aufbewahrt werden. Man spricht in diesem Fall auch von Enterprise Content Management (ECM).

KH-IT Journal: Wie ist der Stand der elektronischen Archivierung in Deutschland?

Dujat: Man darf davon ausgehen, dass mittlerweile zirka 7 Prozent der deutschen Krankenhäuser digitale Archivierungssysteme einsetzen, die Tendenz ist weiter steigend.

Schmücker: Der Stand der elektronischen Archivierung ist in Deutschland mehr als zufriedenstellend. Aktuell geht es darum, die Interoperabilität sowie die Beweissicherheit und die IT-Sicherheit sicherzustellen, z. B. durch die Anwendung von Integrating the Healthcare Enterprise (IHE) und die Umsetzung der technischen Richtlinien des Bundesamtes für Informationssicherheit (BSI).

KH-IT Journal: Wie lange wird der Prozess zur vollständigen digitalen Archivierung noch dauern?

Dujat: Vermutlich wird dieser Prozess nie ganz „enden“, weil es aufgrund der System- und Sektorengrenzen sowie der noch nicht abgeschlossenen Digitalisierung aller Dokumentationsprozesse auch weiterhin papierbasierte Dokumentation geben wird. Es ist jedoch davon auszugehen, dass wir die 90%-Marke bei der „Durchdringung“ in den nächsten 3 bis 5 Jahren erreichen werden.

Schmücker: Eine vollständige digitale Archivierung kann man heutzutage bereits durch ergänzendes Scannen sicherstellen. Besser ist aber, wenn möglichst alle Dokumente neben den Bildern, Signalen, Filmen etc. während der Leistungserbringung elektronisch erzeugt werden.

KH-IT Journal: Ein Thema war die aktuelle IT- und Archivierungsstrategie des Universitätsklinikums Heidelberg. Was ist hier besonders?

Dujat: Das Universitätsklinikum Heidelberg stand in den letzten 5 bis 10 Jahren vor der besonderen Herausforderung, eine große Menge (mehrere Kilometer) papiergestützter Akten zu digitalisieren und digital zu archivieren, auch unter Berücksichtigung aller logistischen und organisatorischen Konsequenzen. Dies ist sehr erfolgreich gelungen. Aktuell beschäftigt man sich am Universitätsklinikum Heidelberg sehr intensiv mit dem Aufbau regionaler und patientenorientierter Patientenakten. Es wird spannend sein zu beobachten, wie sich hier die erklärte Strategie des Universitätsklinikums Heidelberg auswirkt, als überregionaler Gesundheitsdienstleister zu agieren.

Schmücker: Besonders sind die Begeisterung und die Ausdauer, mit der immer wieder neue Archiv- und Aktenprojekte angegangen werden. Durch diese Innovationen werden immer wieder wertvolle Impulse für Deutschland und die Welt gegeben.

KH-IT Journal: Gastgeber war das Universitätsklinikum Heidelberg. Kann das Klinikum als Vorbild für andere Häuser dienen?

Dujat: Durchaus. Der Weg von der papiergestützten Archivierung über einen digitalisierte Patientenakte (mittels Scannen) bis hin zu einer zunehmend digitalen Dokumentenarchivierung wird her sehr konsequent beschritten.

Schmücker: Das Universitätsklinikum Heidelberg ist Pionier auf dem Gebiete der elektronischen Archivierung von Patientenunterlagen. In Heidelberg werden von 1990 bis in die heutige Zeit immer wieder Pilotprojekte für elektronische Akten und Archive durchgeführt. Fast alle Pilotierungen wurden später unter Routinebedingungen in die Patientenversorgung übernommen.

KH-IT Journal: Ein wichtiges Thema sind die elektronischen Sicherungsverfahren. Welche Herausforderungen gibt es noch vor dem Hintergrund aktueller Gesetze - Patientenrechtegesetz, eHealth-Gesetz etc.?

Dujat: Zur Erlangung von Rechts- und Revisionssicherheit in digitalen Archivierungs- und Kommunikationsprozessen sind Signaturverfahren unerlässlich. Es zeichnet sich ab, dass hier alsbald praktikable Lösungen im Markt etabliert werden (müssen). Dies wird auch gefördert durch die o.a. aktuellen Gesetzgebungen, nicht nur national, sondern auch auf Ebene der EU.

Schmücker: Zur flächendeckenden Einführung der elektronischen Signaturen ist es unerlässlich, dass die Signaturprozesse benutzerfreundlich, sicher und wirtschaftlich gestaltet werden. Unabhängig davon sollte geprüft werden, inwieweit und wann einfachere Sicherungsmechanismen den Anforderungen der Beweissicherheit von Dokumentations-, Kommunikations- und Archivierungsprozessen gerecht werden. Gestaltungsvorschläge zur Beweissicherheit wurden von dem Competence Center für die Elektrische Signatur im Gesundheitswesen (CCESigG) erarbeitet.

KH-IT Journal: Ein großes Thema waren IHE-basierte Archivierungskonzepte. Warum ist IHE hier so wichtig?

Dujat: IHE ermöglicht eine standardisierte Interoperabilität zwischen IT-Systemen im Gesundheitswesen auf Basis bestehender Kommunikations- und Dokumentenstandards (HL7, DICOM, CDA etc.). Es ist zu beobachten, dass viele Hersteller digitaler Archivierungssysteme jetzt auf diesen Zug aufspringen und Konzepte entwickeln, welche einen standardisierten Dokumentenaustausch in Verbindung mit einer gleichzeitigen revisionssicheren Archivierung beinhalten. Da IHE selbst (noch) keine Archivierungsstandards umfasst, sondern nur den Zugriff auf Dokumente regelt, ist hier noch weitere Entwicklungsarbeit zu leisten.

Schmücker: Mit IHE wird die Möglichkeit geschaffen, offene Krankenhausinformationssysteme unabhängig von den proprietären Lösungsansätzen der Industrie aufzubauen. In diesen können die elektronischen Objekte aus den verschiedenen Anwendungssystemen und von einer Vielzahl von medizinischen Geräten zusammengeführt und zugreifbar gestaltet werden. Von hoher Bedeutung ist IHE auch für die einrichtungs- und sektorenübergreifende Informationslogistik, die mit der Zunahme der intersektoralen Behandlungsformen immer mehr an Bedeutung gewinnt.

KH-IT Journal: Die digitale Archivierung kann langfristig nicht ohne die elektronische Patientenakte betrachtet werden. Wie ist hier der Stand, beispielsweise in Heidelberg?

Dujat: Eine vollständige elektronische Patientenakte kann nur aus den originär digital erstellten Dokumenten in Verbindung mit der digitalisierten papiernen „Restakte“ bestehen. Viele Krankenhäuser, wie z.B. auch das Universitätsklinikum Heidelberg, sind hier auf einem guten Weg. Es ist jedoch evident, dass für eine vollständige Umsetzung der elektronischen Patientenakte auch geeignete (mobile) Werkzeuge für Pflege und Ärzteschaft vorhanden sein müssen, um auf diese Akten zuzugreifen und Einträge in diesen vorzunehmen.

Schmücker: Eine sinnvolle elektronische Archivierung setzt eine detaillierte Akten- und Dokumentenstruktur voraus. Ohne diese ist ein gezieltes Zugreifen auf Dokumente und Aktenausschnitte nicht möglich. Dies gilt auch für das Präsentieren und die Weiterleitung der elektronischen Objekte. Für den einrichtungsübergreifenden Informationsaustausch sind aber noch umfangreiche Standardisierungsaktivitäten im Rahmen der Dokumenten-, Akten- und Archivstrukturen erforderlich.

KH-IT Journal: Was plant Ihre Arbeitsgruppe 2016?

Dujat: Geplant sind mindestens zwei Veranstaltungen in 2016: ein Workshop in Berlin am 18. April 2016, dem Vortag der conhIT 2016, zum Arbeitstitel „IHE-konforme Archivierung und Einsatz von Signaturen“ sowie die „Jenaer Archivtage“ am 07. und 08. Dezember 2016 am Universitätsklinikum Jena. Darüber hinaus werden wir 2016 beginnen, die 4. Auflage des GMDS-Praxisleitfadens „Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und elektronische Signaturen im Gesundheitswesen“ vorzubereiten.

Schmücker: Vor zirka zwei Jahren hat Dr. Dujat die Leitung der GMDS-Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ übernommen. Seitdem werden seine Planungen und Umsetzungen den Entwicklungen und Anforderungen der Zeit vollkommen gerecht. Für seine Aktivitäten, aber auch die seines Stellvertreters Oliver Reinhard gebührt hohe Anerkennung und herzlicher Dank.

Die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ (AKU)

Die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ (AKU), die vom Fachbereich Medizinische Informatik der GMDS initiiert wurde, beschäftigt sich vorrangig mit Methoden und Werkzeugen des Dokumentenmanagements und der Archivierung, sowie mit der komplexen Thematik – plattformübergreifender, elektronischer Patienten- und Fallakten. Schwerpunkt und eines der primären Wirkungsfelder ist die Archivierung im Krankenhaus und im Gesundheitswesen.

Die praxisnahe Thematisierung und Präsentation von Verfahren und Systemen, welche die analoge und elektronische Archivierung im Alltagsbetrieb sicherstellen, ist ein weiterer Aufgabenschwerpunkt der Arbeitsgruppe. Bei den zweimal im Jahr stattfindenden s.g. „Archivtagen“, referieren und diskutieren Systemanbieter und Systemanwender gleichermaßen, vor und mit einem interessierten Fachpublikum, das sich im Rahmen von Firmenausstellungen gezielt über das Produktportfolio unterschiedlichster Systemanbieter informieren kann.

Parallel zu den Archivtagen werden in Workshops oder in Unterarbeitsgruppen Empfehlungen für die Konzeption, Auswahl, Beschaffung und Betrieb von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen ausgearbeitet und erstellt, oder Leitfäden und Mustervorlagen zu bestimmten Themen und Verfahren verfasst und publiziert.

Die Arbeitsgruppe sieht sich als Forum für einen intensiven Informationsaustausch zwischen Anwendern, Anbietern, Forschern und allgemein Interessierten. Zu thematisch verwandten Arbeitsgruppen und Gesellschaften werden gute Kontakte gepflegt. Ziel ist es, die verschiedenen auf diesem Gebiet tätigen Arbeitskreise zu vernetzen und vor allem marktpolitisch wichtige Ziele und gesetzgeberisch notwendige Vorgaben und Aktivitäten bei der Archivierung im Krankenhausumfeld und im Gesundheitswesen zu bündeln.


von Hartmuth Wehrs

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