Die digitale Poststelle im Krankenhaus

Datum 19.02.2020 11:09:12 | Thema: News/Newsarchiv




Das gemeinnützige Klinikum Aschaffenburg-Alzenau gGmbH ist ein modernes Unternehmen, das an zwei Standorten hochwertige medizinische Versorgung für die Patienten in der Region garantiert. Dafür wurde das Klinikum u. a. mit dem KTQ-Prüfsiegel für herausragende Qualität im Gesundheitswesen zertifiziert. Auch bei den internen Arbeitsabläufen setzt das insgesamt rund 2.500 Mitarbeiter beschäftigende Unternehmen konsequent auf moderne Prozesse und stetige Qualitätsverbesserung. Um diesen Kurs erfolgreich fortzusetzen, hat sich das Klinikum in 2017 dazu entschlossen, die Strukturen beim Postausgang zu optimieren, und fand in Binect einen starken Partner.

Täglich werden im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau hunderte Briefsendungen erstellt, die fristgerecht und sicher beim Empfänger ankommen müssen. Dabei haben sich vor allem die dazugehörigen Prozessschritte rund um den Versandoutput als aufwendig herauskristallisiert: Ausdrucken, kuvertieren, frankieren, bei der Post einliefern – dies ist nicht nur ineffizient und kostspielig, sondern besonders in einem modernen Unternehmen wie dem unterfränkischen Klinikum schlicht nicht mehr zeitgemäß. „Der manuelle Vorgang beim Postausgang war zeitintensiv und beinhaltete die Beschaffung von Papier, Briefumschlägen und Druckermaterial“, sagt Elisabeth Jakob, Leiterin der Zentralen Dienste. Die Anforderung war klar: Die interne Poststelle sollte entlastet und die Fachprozesse verschlankt werden. Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung hat sich ein hybrider Ansatz als aussichtsreich herausgestellt: Hierbei werden elektronisch erzeugte Dokumente digital übermittelt und von einem externen Anbieter produziert und als Brief zugestellt. Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau sondierte den Markt für Hybridpost-Lösungen und im Binect Cube des Weiterstädter Software-und Kommunikationsspezialisten Binect ein vielversprechendes Produkt: eine kleine Box, die als abgesicherter Poststellenserver im eigenen Netzwerk sämtliche Ausgangspost aus den Fachanwendungen digital sammelt und zu festgelegten „Leerungszeiten“ in eine nachgelagerte Produktion steuert. Druck, Kuvertierung und Frankierung im zertifizierten Druckzentrum sind auf hohe Performance optimiert und werden bis zur Übergabe an die Deutsche Post AG lückenlos getrackt.

Schnell einsatzbereit und praxisnah

Das hat das Klinikum überzeugt – ausschlaggebend waren aber auch der geringe Implementierungsaufwand und die praxisnahe Handhabung. „Wir konnten den Binect Cube innerhalb kurzer Zeit in unserem Netzwerk installieren und in Betrieb nehmen“, bestätigt Klemens Behl, Leiter der IT-Abteilung des Klinikums. Für die lokale Administration steht eine Web-Oberfläche zur Verfügung, über die sich alle relevanten Systemeinstellungen und Kernfunktionen mühelos einrichten und überwachen lassen. Neben Netzwerkeinstellungen gehören dazu auch Versandregeln oder die Benutzer- und Gruppenverwaltung.
„Die verständliche und gut strukturierte Oberfläche erleichtert die Administration enorm. So konnten wir den Binect Cube schnell in die Arbeitsabläufe der Fachabteilungen integrieren“, sagt Klemens Behl. Dies bestätigt auch Elisabeth Jakob: „Bei uns übernimmt der Binect Cube jetzt schon teilweise die Funktion einer Poststelle und ist äußerst flexibel einsetzbar.“ So werden von dezentraler Arbeitsplatzpost bis zur automatisierten Regelpostannahme aus überwachten „Sammelkorb“ Verzeichnissen unterschiedliche Versand- und Anwendungsszenarien unterstützt. Im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau kommt der Binect Cube vor allem in der Finanzbuchhaltung beim Versand von Rechnungen und Mahnungen zum Einsatz. Für die Integration in die gewohnten Office-Umgebungen und Fachanwendungen sorgt die zugehörige Arbeitsplatz-Software (Binect WorkDesk): Der Sachbearbeiter erledigt die Versandübergabe seiner Briefdokumente z. B. einfach per Mausklick über einen virtuellen Druckertreiber; die Wahl der Versandeinstellungen wie Farb- und Umschlagtyp oder das Hinzufügen von Anlagen wie AGB erfolgt direkt in der Software-Oberfläche. Zudem ist es möglich, Briefe einem Freigeber zur Vier-Augen-Prüfung vorzulegen. Das bedeutet: Kurze Prozesswege und volle Transparenz, da jeder Verarbeitungsschritt für den Anwender nachvollziehbar protokolliert wird.

Damit Fehldrucke in der angeschlossenen Produktion ausgeschlossen werden,laufen beim Binect Cube zudem umfangreiche technische Prüfroutinen im Hintergrund. Dadurch wird sichergestellt, dass beispielsweise die Empfängeradresse korrekt im Anschreiben positioniert ist und keine ungültigen Formate in den Versand gegeben werden. Ergänzt wird dies durch steuerbare Sichtkontrollen am Arbeitsplatz. „Unsere Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung arbeiten gerne und viel mit dem Binect Cube“, sagt Elisabeth Jakob. Ein weiteres Plus: Durch die zentrale Benutzer- und Gruppenverwaltung mit Kostenträgerzuordnung lassen sich auch interne Controlling- und Monitoring-Abläufe mit dem Binect Cube abbilden.

Hohe Qualität, sichere Kommunikation

Auf dem Binect Cube werden alle versandbereiten Briefe aus den jeweiligen Fachanwendungen zentral gesammelt und zu festgelegten „Leerungszeiten“ auf verschlüsselten Kanälen in das Druckzentrum gesteuert. Dort wird auf hochleistungsfähigen Maschinen gedruckt, kuvertiert und frankiert; die anschließende Hausabholung der fertigen Briefe durch die Deutsche Post AG sorgt für eine lückenlose und termingerechte Prozesskette.
Besonders im Krankenhaus-Umfeld ist eine datenschutzrechtlich einwandfreie Sendungsverarbeitung von entscheidender Bedeutung – umso mehr gilt dies für Bayern, wo die Richtlinien zum Schutz von Patientendaten zu den strengsten in Deutschland gehören. Binect konnte dadurch überzeugen, da das Unternehmen über Referenzinstallationen im Gesundheitswesen verfügt und u.a. nach ISO 27001 zertifiziert ist. Um ein größtmögliches Sicherheitsniveau sicherzustellen, kommen beim Einsatz vom Binect Cube daher sowohl zwischen den Systemkomponenten, als auch auf den Übertragungswegen ins Rechenzentrum und zur Druckstraße erprobte Verschlüsselungstechniken zum Einsatz. So kommunizieren z. B. alle Client-Server-Komponenten über Zertifikate, abgesichert mit Hilfe des auch beim Online-Banking eingesetzten HTTPS-Protokolls. Zudem lässt sich der Binect Cube effektiv durch Firewall-Regeln in der eigenen IT-Infrastruktur absichern.
„Das bereitgestellte Sicherheitsniveau erfüllt unsere Anforderungen voll und ganz“, bestätigt Klemens Behl, und Elisabeth Jakob fasst zusammen: „Im Ergebnis sind wir sehr überzeugt vom Binect Cube. Durch die neue Versandart spart das Krankenhaus nicht nur Kosten und Material ein, sondern auch Zeit. Abgerundet wurde dies durch eine kurze Installationszeit und einen vorbildlichen Service in Support und Betreuung seitens der Binect GmbH.“





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